Managementul Cererilor de ofertă din Site

Exemplu de situație:

Clientul vă contactează prin intermediul formularului din site-ul dumneavoastră, trimițând numele, numărul de telefon și un mesaj prin care solicită o ofertă de servicii sau de produse.

Datele din acest formular se salvează în MixCRM ca Solicitări / Cereri (leaduri), inclusiv în afara programului de lucru.

Agenții de vânzări intră în conturile lor și operează aceste solicitări. Pot intra în atât de pe calculatoare, precum și de pe telefoane.

Leadurile noi sunt disponibile într-un Bazin Comun din care Agenții dumneavoastră preiau câte o solicitare, contactează clientul, preia detalii de la acesta, le salvează în MixCRM și apoi transmit cazul mai departe pe Flux, pe diferiți statuși, de exemplu:
Cazul ideal: Fie clientul este interesat, caz în care se va face o vizită, apoi se ofertează (inclusiv refacerea ofertei cu istoricul ofertelor), apoi urmează contractul, livrarea, instalarea, se va oferi suport tehnic.
În acest caz ideal, Leadul se va transmite de la un Operator la altul cu toate datele deja culese de la operatorii anteriori și fiecare va adăuga specialitatea lui: Tehnicul poate face măsurători, Instalatorii se pot deplasa la client și montează/rezolvă probleme (și fac poze la final), etc.
În alte cazuri, Fluxul se poate încheia mai rapid, de exemplu dacă datele de contact ale clientului nu sunt valide sau dacă clientul nu răspunde a telefon, etc.

Deoarece Agenții de vânzări pot primi comisioane pentru vânzări, este posibil ca alocarea leadurilor noi să se facă automat, după o logică pe care o vom configura de comun acord. De exemplu, agenților cu experiență mai mare le putem aloca clienții mai importanți (firme, valori mari), iar agenților mai noi le alocăm clienții mici.

De reținut:
Toate cererile din site vor deveni leaduri(cereri) în MixCRM
Fiecare Agent de vânzare va avea un cont și va putea contacta clienții
Pentru fiecare client, Agentul va suna, va prelua toate datele necesare și îl va transmite mai departe pe Flux, la persoanele responsabile

Avantaje:
Orice Lead va fi prelucrat de la început la sfârșit într-un flux logic.
Leadul va fi disponibil doar persoanei care se ocupă la un moment dat pentru a îl opera și a îl transmite mai departe. Astfel se eliberează timp și fiecare angajat se poate concentra doar pe activitatea sa principală, fără a trebui să răspundă la întrebări inutile de la colegi.
Toate informațiile culese de oricare operator sunt disponbile la un moment dat (text, fotografii, contracte, oferte, documente, etc), de aceea se reduce dramatic corespondența internă pentru a lămuri diferite aspecte legate de un client.
Top managementul poate vedea în orice moment rapoarte în timp real, cu toate cazurile/clienții, în diferite etape ale fluxului. Nu mai sunt necesare rapoarte saptămânale sau lunare, totul este în timp real.
Exemple de Rapoarte în timp real: Știți precis ce oferte sunt în piață (câte, valoare), de cât timp, timpul mediu de răspuns la o cerere, ce vânzări s-au făcut (produse/servicii, valoare), câte cereri de suport tehnic au apărut, în ce domenii.

Multe procese din flux pot fi automatizate (de exemplu clientul rămâne într-un anumit status până când se validează o plată cu cardul, caz în care automat este mutat pe flux mai departe, la departamentul potrivit).

Notificări: Atât operatorii, precum și clienții pot primi notificări prin SMS sau email când cazul înaintează pe Flux. De exemplu: Agentul poate primi SMS că a apărut o solicitare nouă (pentru a suna clientul cât mai rapid) sau Clientul poate primi automat un SMS că marfa a plecat către el sau că un caz de service a fost finalizat.

Note: Cererile din site sunt doar una dintre sursele de clienți. Alte surse pot fi Mesaje pe WhatsApp, Telefoane direct la firmă - iar aceste sirse pot intra toate în același Bazin Comun din care se pot aloca către agenți fie manual, fie automat, după niște reguli bine stabilite